Há dois anos, a Universidade Estadual de Ponta Grossa (UEPG) implantava o Sistema Eletrônico de Informações (SEI), plataforma digital que modernizou a administração e gerou significativa contribuição ambiental, ao usar a tecnologia para melhorar os processos e trâmites de documentos. Com o sistema, a UEPG economizou cerca de 3 toneladas de papel, mais de 201 mil documentos nos processos, além de evitar a construção de uma nova edificação para arquivamento físico, que passou a ser digital no SEI, desde 22 de abril de 2019.
A UEPG foi a primeira universidade estadual do Paraná a implantar um sistema totalmente eletrônico e que permite a integração com outras plataformas, como smartphones e sistemas operacionais diferentes. O reitor da UEPG, Miguel Sanches Neto, ressalta os benefícios para um planejamento estratégico da administração da Universidade. “A implantação do SEI produz 3 grandes impactos, locais e gerais. Rapidez dos processos; transparência; e uso mais racional dos meios físicos e humanos. É uma ferramenta que atende ao nosso planejamento estratégico de modernização administrativa, que tem sido crescente”, afirma.
O diretor do Setor de Ciências Exatas e Naturais, professor Luiz Alexandre Gonçalves Cunha, destaca a relevância do sistema para soluções administrativas. “O SEI é um divisor de águas no sistema de administração da UEPG. Além de diminuir de forma significativa a circulação de documentos impressos, com uma redução de custo evidente, contribuiu para os esforços de responsabilidade ambiental”, pontua. Cunha completa enfatizando a possibilidade que o sistema oferece de planejar com agilidade as ações da UEPG. “Além de permitir uma racionalização administrativa importante, porque possibilita uma agilidade muito maior na circulação das informações e de documentos. O SEI deu mais controle administrativo, permitindo um melhor planejamento das ações da instituição”, aponta.
A pró-reitora de Planejamento da UEPG, Andrea Tedesco, explica que a modernização administrativa é uma necessidade nas instituições públicas. “Primeiramente, pelos benefícios que traz, como a celeridade na execução dos processos e, muitas vezes, transparência nas ações e resultados. Nesse sentido, o SEI trouxe: a rapidez nos trâmites; transparência, uma vez que os processos são públicos e todos os documentos estão visíveis (exceto em processos restritos) e diminuição no prejuízo ambiental, assim, dispensa impressão em papel e não necessita de espaço físico para armazenamento dos processos”, salienta.
Retrospecto e pandemia
O Sistema Eletrônico de Informações, plataforma cedida pelo Tribunal Regional Federal da 4ª Região (TRF4) para a UEPG, prevê uma adaptação tecnológica que proporciona ganhos em celeridade da tramitação, qualidade e segurança tanto administrativa quanto na solicitação de demandas da comunidade acadêmica, além da diminuição do impacto ambiental.
Segundo levantamento do Núcleo de Tecnologia da Informação (NTI-UEPG), de abril de 2019 a março de 2020, um total de 38.766 processos eletrônicos foram abertos e tramitaram na plataforma. Já de abril de 2020 a março de 2021, com boa parte dos setores em trabalho remoto devido a pandemia de Covid-19, 41.448 processos foram abertos e tramitaram no SEI.
Em comparação, no ano de 2018 foram abertos cerca de 20.195 processos físicos e em 2017 por volta de 22.650 processos. Para o diretor do NTI-UEPG, Luiz Gustavo Barros, esse comparativo indica a rapidez que o sistema oferece para resolução de mais documentos. “Isso demonstra que o SEI possibilitou que a comunidade acadêmica pudesse ter acesso a uma plataforma ágil que possivelmente não utilizavam. Agora, podemos tramitar informações entre os diversos órgãos da UEPG com mais facilidade”, coloca.
Para Barros, o SEI foi essencial para que diversas áreas da universidade pudessem manter suas atividades em teletrabalho. “No ano de 2020, o sistema se mostrou essencial para a continuidade das atividades da instituição, devido às restrições de realização de trabalho presencial impostas pela pandemia. Os números mostram que a pandemia não afetou os processos administrativos da UEPG, pelo contrário, teve uma maior utilização no período, estabelecendo um controle importante neste tempo difícil”, expressa.
Além disso, a Pró-Reitora Andrea Tedesco enfatiza que, com um quadro de funcionários cada vez mais reduzido, somente a automatização/semi-automatização de alguns procedimentos poderia manter o funcionamento de alguns órgãos. “Não havia como prevermos uma pandemia, mas pode-se afirmar que o SEI foi e está sendo fundamental neste período para manter alguns serviços. Os processos físicos poderiam ser agentes de contaminação. Além disso, com períodos de isolamento, os processos não tramitariam”, completa.
Texto: Julio César Prado Fotos: Luciane Navarro (capa)/Barbara Popadiuk/Aline Jasper/Millena Villanueva